Dokumenty

Modulu Dokumenty najdete dvěma způsoby

1. přes levé hlavní menu v sekci „Moduly“ → „Dokumenty“ (úplně dole)
2. nebo pomocí interního vyhledávače zadáním klíčového slova „dokumenty“ či zkráceně „dokum“

Přehled dokumentů

Po otevření modulu se zobrazí jednoduchá tabulka se seznamem dokumentů. Pro každý záznam jsou k dispozici tyto informace:

• datum vytvoření dokladu
• číslo objednávky
• typ dokumentu (např. faktura, proformafaktura)
• fakturační údaje
• možnost exportu
• identifikátor dokladu (např. variabilní symbol nebo číslo objednávky, pořadové číslo)
• tlačítko pro stažení PDF souboru

Nad tabulkou se nachází filtr, díky kterému můžete dokumenty vyfiltrovat. Ten aktivujete klikem na modré tlačítko "Ukázat filtry", které je umístěno vpravo.

Každý řádek má sloupec „Exportovatelná“, kde je zobrazeno malá ikonka "oka"

• zelené otevřené oko = doklad bude zahrnut do exportního feedu,
• červené zavřené oko = doklad nebude exportován.

Kliknutím na oko můžete tento stav ručně přepínat.

Tato volba ovlivňuje, zda se doklad dostane do XML nebo CSV exportu, který je k dispozici v jiném modulu.

Informace o tom, zda je dokument exportovatelný, ovlivňuje zařazení dokladu do exportních souborů. Export samotný se neprovádí v tomto modulu, ale v samostatném modulu Export.

Ten najdete mezi moduly pod názvem „Export“ (první v seznamu).

Vytvoření faktury

Modul Dokumenty umožňuje vytvořit fakturu i bez předchozí objednávky. Tuto funkci spustíte kliknutím na zelené tlačítko „Vytvořit fakturu“ v levém horním rohu.

Po kliknutí se otevře formulář, kde můžete vyplnit:

• základní údaje zákazníka: jméno, příjmení, e-mail, adresa, PSČ, město, země, firma, IČO, DIČ
• volbu měny (podle toho, jaké měny máte v systému aktivní)
• datum zdanitelného plnění a datum splatnosti
• nastavení zaokrouhlení a informace o zaplacení

Možnosti faktury 

Přidání produktu z katalogu

1. Klikněte na modré tlačítko „Přidat produkt“
2. Vyberte produkt pomocí vyhledávače (např. „fotobox“)
3. Zadejte počet kusů a klikněte na „Přidat“

Přidání vlastní položky

1. Klikněte na tlačítko „Přidat položku“
2. Zadejte název, cenu a další parametry ručně

Vhodné pro služby nebo jednorázové položky mimo katalog

Fakturační údaje

Vyplňování údajů můžete výrazně zrychlit pomocí tří tlačítek vpravo nad fakturačními údaji:

1. ARES
   – Umožňuje zadat IČO a automaticky stáhnout fakturační údaje z registru.

2. Uživatelé
   – Vyhledá registrovaného zákazníka v systému.
   – Použijete, pokud má zákazník vytvořený účet (typicky v B2B prostředí).

3. Objednávky
   – Zadáte číslo existující objednávky.
   – Údaje se předvyplní na základě dané objednávky.