Tento manuál vysvětluje, jak si můžete nastavit a spravovat stavy objednávek ve vašem e-shopu a tím správně definovat workflow zpracování objednávky a odeslání transakčních e-mailů.
Naučíme vás, jak v systému IRIUS nastavit a spravovat stavy objednávek. Článek popisuje výchozí i vlastní stavy, možnosti automatizace (např. notifikace zákazníkům), propojení s dalšími procesy a jak správně nastavit posloupnost pro efektivní řízení objednávkového toku.
Stavy objednávek naleznete v nastavení vašeho e-shopu pod záložkou Nastavení e-shopu/Stavy objednávek nebo při zadání klíčového slova do interního vyhledávače "stavy".
V horní části modulu je možné přidat nový stav. Zadejte název stavu, vyberte barvu pro lepší vizuální odlišení a rozhodněte, zda chcete k tomuto stavu automaticky odesílat e-mailovou notifikaci.
Fixní stav objednávky doporučujeme nechat ve výchozím nastavení tak, jak je předkonfigurován v systému, aby se zajistilo, že všechny integrované automatické procesy fungují správně a efektivně. Například, pokud objednávka přejde do stavu "odesláno", může systém automaticky odeslat e-mail zákazníkovi s informací, že jeho zásilka byla expedována.
Každý stav může být editován pro přidání podrobného popisu nebo překladu, což pomáhá udržet přehled o jednotlivých krocích zpracování objednávky.
V editaci stavu objednávky můžete nastavit Detailní popis který slouží k poskytnutí dodatečných informací o tom, co tento stav znamená nebo co se děje, když je objednávka v tomto stavu. Tento popisek je primárně určen pro interní potřeby a pomáhá udržet přehled o procesech a workflow v rámci objednávek.
V editaci stavu jej můžete spárovat s konkrétním typem e-mailu, který se má odeslat a pomocí checkboxu "Odeslat e-mail" rozhodujete, jestli se má skutečně odeslat. Spárování s typem e-mailů může být povinné i pro stavy, kde to není potřeba, nicméně odškrtnutím odeslání e-mailu tomu zamezíte. Zde se stav objednávky páruje i s fixním stavem. Pokud váš stav odpovídá nějakému fixnímu stavu, můžete jej bezpečně spárovat, avšak pokud nikoliv, tak fixní stav nepoužívejte. Fixní stavy slouží k automatickému spouštění automatizovaných funkcí na pozadí, často např. různé komunikace s API 3. stran jako je např. dopravce.
V editaci můžete také nastsavit jazykové překlady pro názvy stavů. Ty se v praxi nepoužívají, ale mohou se zobrazit zákazníkovi, pokud je zaregistrovaný a prohlíží si seznam svých objednávek. Toto zobrazení nemusí být v současnosti plně implementováno.
V modulu objednávek můžete jednoduše měnit stavy jednotlivých objednávek, a to buď jednotlivě, nebo hromadně. Tato změna může být doprovázena odesláním e-mailu a nebo i SMS, pokud je to tak nastaveno.
Pokud měníte stav objednávky přímo v její editaci, tak máte navíc možnost rozhodnout, zda se má zákazníkovi odeslat notifikace. Toto nastavení je flexibilní a můžete ho přizpůsobit podle potřeby při každé změně stavu. Umožní vám např. zpětně nebo dodatečně změnit stav, aniž byste zákazníkovi znovu odeslali napárovaný e-mail či SMS.
Pořadí stavů lze upravit pomocí ikonky dle preferencí, což usnadňuje navigaci a používání v praxi.
